Datenschutzerklärung

ProofFlow · Stand 10. September 2026

Support

Fragen, Fehlermeldungen oder Wünsche zu ProofFlow gehen an:
alessandrogerola20@googlemail.com

Bitte nennen Sie dabei Ihr Gerät und die Version der App. Die Version steht im App Store auf der Seite der App.

Impressum / Rechtliches

Alessandro Gerola
Ablachstr. 7
88605 Meßkirch
Deutschland
E-Mail: alessandrogerola20@googlemail.com

Verantwortlich für den Inhalt dieser Seite und Anbieter der App ProofFlow.

1 · Wer wofür verantwortlich ist

Diese Unterscheidung ist bei ProofFlow wichtiger als bei den meisten Apps, deshalb steht sie vorn.

Für die App — ihren Bezug, ihre Funktion und diese Seite — ist der oben genannte Anbieter verantwortlich.

Für die Daten, die Sie in ProofFlow eintippen, sind Sie es. Wenn Sie als Betrieb Kundennamen, Anschriften, Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter, Fotos oder die Unterschrift eines Kunden erfassen, verarbeiten Sie Daten anderer Menschen. Diese Daten erreichen den Anbieter der App zu keinem Zeitpunkt — er kann sie weder einsehen noch herausgeben noch löschen, weil sie sein Gerät nie erreichen. Im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung sind Sie für diese Verarbeitung der Verantwortliche; ProofFlow ist das Werkzeug, mit dem Sie sie vornehmen.

2 · Welche Daten die App verarbeitet

ProofFlow verarbeitet ausschließlich das, was Sie selbst eingeben oder aufnehmen. Vollständig sind das:

• Betrieb: Firmenname, Logo, Straße, Hausnummer, PLZ, Ort, Telefon, E-Mail, Webadresse, Ansprechpartner, Branche
• Kunden: Name, Ansprechpartner, Straße, PLZ, Ort, E-Mail, Telefon, freie Notiz
• Aufträge: Nummer, Datum, Vorlage, Einsatzort, Name des eingesetzten Mitarbeiters, Beschreibung, Name des Unterzeichners, Zeitpunkt der Unterschrift
• Leistungen: Bezeichnung, Beschreibung, Menge, Einheit
• Zeiten: Beginn, Ende und Pausen — sie hängen am Auftrag und damit am Namen des dort eingetragenen Mitarbeiters
• Material: Bezeichnung, Menge, Einheit, Notiz
• Fotos: die Aufnahme selbst, ihre Einordnung (vorher, nachher, sonstiges), Zeitpunkt und eine freie Notiz
• Offene Punkte: Titel, Beschreibung, Dringlichkeit, erledigt ja/nein
• Unterschrift: als Bilddatei und als Folge der gezeichneten Strichpunkte — beides, damit ein einmal erzeugtes Dokument sich nicht nachträglich ändert

Nicht erhoben werden: Standortdaten, Kontakte, Kalender, Mikrofon, Gesundheitsdaten, Werbe-Kennungen. Es gibt keine Käufe und keine Zahlungsdaten.

3 · Kein Konto, keine Anmeldung

ProofFlow hat kein Nutzerkonto, keine Registrierung und keine Anmeldung. Die App fordert Sie nie auf, sich anzumelden, und sie kennt Sie nicht. Es gibt keinen Server, der zu dieser App gehört.

4 · Keine Analyse, keine Werbung, kein Tracking

In der App aus dem App Store ist kein Analyse-, Werbe- oder Absturzmeldedienst eingebunden. Es wird nichts gezählt, nichts gemeldet und nichts an den Anbieter übertragen. Die App baut von sich aus keine Netzverbindung auf.

Die einzige Adresse, die ProofFlow überhaupt kennt, ist diese Seite hier: Tippen Sie in der App auf »Datenschutz« oder »Impressum«, öffnet Ihr Gerät sie. Dabei wird nichts über Sie übermittelt — die Adresse steht fest in der App und trägt keine Kennung.

5 · Was auf dem Gerät gespeichert wird

Alle oben genannten Angaben liegen in einer Datenbank im Speicherbereich der App auf Ihrem Gerät. Fotos, das Firmenlogo, die Unterschriftsbilder und die fertigen PDF-Dateien liegen als einzelne Dateien im selben Bereich; die Datenbank merkt sich nur, wo sie liegen. Dazu kommt eine Sicherungsdatei, sobald Sie eine Sicherung anlegen.

Ein Sonderfall gehört dazu: Lässt sich die Datenbank auf Ihrem Gerät nicht öffnen, sagt die App das ausdrücklich (»Ablage nicht erreichbar — nur diese Sitzung«) und behält Ihre Eingaben nur, solange die App läuft. Gespeichert wird dann nichts.

6 · Die Gerätesicherung Ihres iPhones

Der Speicherbereich der App liegt im Ordner »Dokumente« ihres App-Containers. Diesen Ordner nimmt die Sicherung Ihres iPhones mit, wenn Sie sie eingeschaltet haben — dann liegt eine Kopie Ihrer Betriebs-, Kunden- und Auftragsdaten samt Fotos, Unterschriften und PDF in Ihrem iCloud-Backup.

Das ist dieselbe Sicherung, die auch Ihre Fotos und Nachrichten schützt, und für einen Betrieb ist sie eher ein Vorteil: Geht das Telefon kaputt, gehen die Nachweise nicht mit. Sie schalten sie in den Einstellungen Ihres Geräts ein oder aus — ProofFlow hat darauf keinen Einfluss und nimmt sich davon nichts aus. Dass es so ist, sollen Sie aber wissen, bevor Sie fremde Kundendaten erfassen.

Nicht mitgesichert werden Zwischenkopien, die das Betriebssystem beim Teilen eines PDF und beim Aufnehmen eines Fotos in einem temporären Bereich der App anlegt. Sie verlassen das Gerät nicht und werden vom System selbst aufgeräumt.

7 · Was das Gerät verlässt

Von der App aus nur eines, und nur wenn Sie es auslösen: ein PDF, das Sie über das Teilen-Blatt Ihres Geräts weitergeben. Wohin es geht — Mail, Nachrichten, Dateien, Drucker —, entscheiden Sie in diesem Moment; ProofFlow sieht das Ziel nicht und erfährt nicht, was Sie gewählt haben.

Darüber hinaus verlässt nichts das Gerät auf Veranlassung der App. Der einzige weitere Weg nach draußen ist die Gerätesicherung aus Abschnitt 6, und die richtet sich nach Ihren Geräteeinstellungen.

8 · Kamera und Fotos

Kamera: Für eine eigene Aufnahme fragt Ihr Gerät um Erlaubnis. Sagen Sie nein, sagt die App es Ihnen und arbeitet ohne Foto weiter — sie täuscht keine Aufnahme vor und meldet keinen Erfolg, den es nicht gab.

Mediathek: Wählen Sie ein bereits vorhandenes Bild — für einen Auftrag oder als Firmenlogo —, öffnet sich das Auswahlfenster des Systems. ProofFlow erhält daraus ausschließlich das eine Bild, das Sie antippen, und hat keinen Zugriff auf Ihre übrige Mediathek.

Aufnahmen werden verkleinert im Speicherbereich der App abgelegt und gehören dem jeweiligen Auftrag. Bildinformationen, die Ihr Gerät der Datei mitgibt — darunter je nach Einstellung Aufnahmezeit und Aufnahmeort —, entfernt ProofFlow nicht. Wenn Sie ein Foto weitergeben, geben Sie diese Angaben mit weiter.

9 · Löschen

Löschen Sie einen Kunden, gehen seine Aufträge mit — samt Fotos, Unterschriften und PDF-Dateien. Das lässt sich nicht rückgängig machen.

Eine Ausnahme, die Sie kennen müssen: Eine Sicherungsdatei, die Sie vor dem Löschen angelegt haben, enthält den damaligen Stand weiterhin — auch den gelöschten Kunden. Wenn ein Kunde die Löschung seiner Daten verlangt, legen Sie danach eine neue Sicherung an.

Löschen Sie die App, wird ihr gesamter Speicherbereich mit ihr entfernt.

10 · Ihre Rechte

Nach der Datenschutz-Grundverordnung haben Sie Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch.

Gegenüber dem Anbieter der App laufen diese Rechte ins Leere, weil ihm keine Daten über Sie vorliegen: Er erhebt keine und bekommt keine übermittelt. Für Rückfragen zur App selbst erreichen Sie ihn unter der oben genannten E-Mail-Adresse.

Erfassen Sie als Betrieb Daten Ihrer Kunden, richten sich deren Rechte gegen Sie — und Sie können sie erfüllen, weil die Daten auf Ihrem Gerät liegen.

11 · Kinder

ProofFlow ist ein Arbeitswerkzeug für Betriebe und richtet sich nicht an Kinder. Es werden keine Daten an den Anbieter übermittelt, also auch keine von Kindern.

12 · App Store

Der Bezug der App erfolgt über den App Store von Apple. Dabei erhebt Apple eigene Daten — etwa Ihre Konto-Kennung und den Download-Vorgang —, auf die der Anbieter keinen Einfluss hat. Es gelten die Datenschutzbestimmungen von Apple.

13 · Änderungen

Sollte eine künftige Fassung der App mehr oder andere Daten verarbeiten, wird diese Erklärung vorher geändert und das Datum oben angepasst.